Jak zarządzać projektami?

Powodzenie funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa zależy w głównej mierze od ludzi, którzy w nim pracują oraz ich umiejętności. Nie da się ukryć, że praktycznie każdy dział, mimo iż posiada różne obowiązki, musi spełnić jakieś konkretne zadania stawiane przez firmę. Aby zrealizować wytyczone cele, należy bez wątpienia nauczyć się bardzo istotnej umiejętności, jaką jest zarządzanie projektami. Nie jest to łatwe, jednak na pewno bardzo przydatne w codziennej pracy na większości stanowisk.

Jak zarządzać projektami?

Nabycie umiejętności zarządzania projektami powinno odbyć się najlepiej na jakimś kursie. W wielu miastach organizowane są tego typu szkolenia. Można na nich dowiedzieć się wielu tajników dobrej organizacji czasu i sprawnej realizacji wyznaczonych zadań. Jeśli nie ma się obecnie możliwości skorzystania z takich rozwiązań, można na własną rękę postarać się zdobyć podstawowe umiejętności z tego zakresu. Zarządzanie projektami powinno przede wszystkim opierać się na wyznaczeniu ról w danym zadaniu. Podział odpowiedzialności jest podstawowym krokiem do sprawnej realizacji celu. Jedną z najważniejszych osób będzie tu team leader, inaczej kierownik projektu, który będzie czuwał nad organizacją. Inni członkowie zespołu powinni znać zakres swoich zadań. Powinny one bez wątpienia być przystosowane to ich kompetencji. Po wyznaczeniu ról, warto zrobić plan działania. Powinien on obejmować w pierwszej kolejności ustalenie deadline’u, który definiuje moment, w jakim trzeba dany projekt zdać. Zarządzanie projektami nie może się obyć bez ustanowienia tak zwanych kamieni milowych, czyli najważniejszych kroków, które trzeba przebyć, aby ukończyć zadanie z powodzeniem. Warto ustalić również regularne spotkania, na których omawia się status realizacji poszczególnych ważnych etapów. Takie spotkania zawsze powinny mieć wyznaczoną osobę, która prowadzi notatki. Po takiej konferencji należy bezzwłocznie wysłać raport. W takim raporcie musi pojawić się co w następnej kolejności kto ma zrobić.

Dlaczego zarządzanie projektami jest tak istotne?

Nie da się ukryć, że bez sprawnej realizacji zadań, nie ma szansy na rozwój firmy w dłuższej perspektywie. Oczywiście, niekiedy nawet przy sprawnym zarządzaniu projektami, nie uda się czegoś dowieźć. Istnieje sporo czynników zewnętrznych, na które nie ma się wpływu. Konkurencja, ceny światowe, nagły spadek popytu, pandemia – nie wszystko jest się w stanie przewidzieć. Nie ma w tym nic złego, w końcu również w pracy uczymy się na błędach. Z pewnością jednak, wdrożenie do codziennych spotkań systemu zarządzania zadaniami, na pewno spowoduje, że porażek będzie mniej. Po każdym zakończeniu projektu, warto wyciągnąć wnioski, zrobić analizę SWOT, która pokaże nam co zrobione zostało dobrze a co źle, a także wskaże obszary do poprawy w przyszłych działaniach. Dobrze jest wyciągnąć wnioski z takiej analizy i usprawniać za każdym razem zarządzanie projektami w naszym przedsiębiorstwie.